SIDIA, Sistem Digitalisasi untuk Minimalisir Penumpukan Arsip di Disperkim Kukar

kukarnews.id, KUTAI KARTANEGARA - Kasubag Umum, Ketatalaksanaan dan Kepegawaian Dina Noviyanti berupaya hadir membawa perubahan ke dalam pengelolaan arsip di Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman (Disperkim) Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar). 

Hal tersebut diimplementasikan Dina Noviyanti melalui Rancangan Aksi Perubahan yang diciptakannya, yakni Sistem Digitalisasi Arsip atau SIDIA. 

SIDIA merupakan upaya yang dikembangkannya dalam mengubah metode pengelolaan dan penyimpanan arsip, dari sistem manual atau fisik ke sistem berbasis digital. Metode digital melibatkan pemindaian dokumen fisik, pengarsipan dalam format digital, dan pengintegrasian data ke dalam database yang dapat diakses secara online. 

Rancangan Aksi Perubahan ini merupakan kegiatan pembelajaran pada Pelatihan Kepemimpinan Pengawas untuk memenuhi standar kompetensi manajerial jabatan pengawas yang mampu menjamin akuntabilitas jabatannya. 

Melalui Aksi Perubahan ini juga diyakini bisa mengendalikan seluruh pelaksanaan pelayanan publik sesuai standar operasional prosedur, serta sebagai bentuk komitmen untuk membawa perubahan dan berinovasi di dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. 

Dina menerangkan, tujuan utama aksi perubahan ini guna meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip, mempermudah akses dan pencarian data, serta menjaga keamanan dan integritas informasi jangka panjang. Proses ini juga mencakup penerapan teknologi Optical Character Recognition (OCR), untuk mempermudah pencarian teks dalam dokumen yang dipindai. 

"Karena tujuannya mau menjaga berkas arsip, kalau kelamaan biasanya kertas bisa rusak dimakan rayap, termakan usia, terbakar, sulit dicari dan lainnya," jelasnya, Senin (14/10/2024). 

Lebih lanjut Dina menjelaskan, permasalahan yang kerap dihadapi Sub Bagian Umum, Ketatalaksanaan dan Kepegawaian adalah kurangnya penataan arsip, sehingga sulit dicari bila diperlukan. 

Dulunya, kata dia, sebelum tahun 2017, Dinas Cipta Karya dan Tata Ruang bertanggung jawab atas berbagai kegiatan terkait perumahan dan permukiman. Tapi setelah terbentuknya Disperkim Kukar pada 2017, peralihan tersebut menyebabkan arsip yang diciptakan oleh dinas pendahulu tidak tertata baik, menimbulkan penumpukan arsip di dinas yang baru. 

Setelah dilakukan koordinasi dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus), diketahui bahwa penghapusan arsip harus dilakukan oleh pencipta arsip aslinya. 

"Makanya melalui SIDIA targetnya adalah meminimalisir penumpukan arsip yang terjadi setiap tahunnya. Baik arsip aktif, inaktif, maupun statis," ujarnya. (*/kn1/rhi)